お役立ちコラム

これで完璧!社内イベントの準備物

イベント準備の工程に必ずあるのが、イベントで使用する備品の準備。どんなものが必要になるのか、なかなかイメージがつかなかったり、当日に足りないものを急いで調達したりといった経験がある方も多いのではないでしょうか。この記事では、社内イベントでの備品の準備を効率化するための手順と、実際の準備物の例をお伝えします。イベントで必要なものがよくわからないという方は、各イベントの準備物リストをぜひ参考にしてみてください。準備物が多すぎて手が回らない…という場合は、イベント会社に依頼すればイベントの企画制作はもちろん、必要なものの手配まで行ってくれる場合が多いので依頼してみてくださいね。

イベントにおいて事前の備品準備が大切な理由

イベントを成立させるため

事前の備品準備が大切な最大の理由は、イベントを予定した内容で予定通りのスケジュールで成立させるためです。極端な例ではありますが、備品を1つも準備しない状態でイベント当日を迎えた場合、イベントを実施することさえかないません。最低限必要な備品を全て準備することで、ようやく予定通りの内容で実施することができるのです。

スムーズな進行

イベントのスムーズな進行のためには、事前の備品のセッティングが欠かせません。例えば、広い会場で複数の人が話すのにマイクが1本しかなければ、マイクを渡すのに時間がかかって待ち時間が発生してしまいます。(マイクは会場から借りるか、音響を外注すれば必要数を用意してもらえます。)マイクのような音響や演出に使う備品から、ペン1本の些細な備品に至るまで、備品1つでイベントの流れが止まってしまうこともあるので、事前の準備が大切です。

予算の削減

事前に必要な備品を洗い出しておくことで予算の削減にも繋がります。イベント当日になって足りないものが出てきて、慌てて買いに行った経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。当日の調達となると選択肢が限られ、値段を含めて比較検討している余裕がなくなります。無駄な費用を抑えるためにも、事前にイベントの流れをイメージして、必要な備品をリストアップするようにしましょう。

設営/撤収時間の短縮

備品はイベント当日だけでなく、設営・撤収の時にも必要になります。よく使う養生テープやゴミ袋、サインペンなどは多めに持っていくと複数人で同時に作業できるようになって時間の短縮に繋がります。さらに、備品を事前に準備するときに、設営で使用する備品は別にするなどしておくと、設営用の備品がどこにあるかわかりやすく、設営のスタートがよりスムーズになるでしょう。

イベントのクオリティアップ

必須ではないけれども、あるとイベントのクオリティが上がるような備品も多くあります。例えば、表彰式ではトロフィーをそのまま机の上に置くのではなく、テーブルクロスを敷いた上に置くことで、厳かな雰囲気を演出できます。また、講演会など話す時間が長いイベントでは、講演台や司会台に時計や水を置いてあげると親切です。話者が女性の場合は水にストローを差しておく、椅子に座った状態で講演を行う場合は机に目隠し用の前垂れを付けるなどの配慮もしてあげましょう。

準備物を用意する手順

準備物をリストアップする

まずはイベントの設営・本番・撤収までの流れをイメージして必要な備品を洗い出しリスト化します。思いついたものをどんどん書き出してから、似たものがあれば1つで併用できないかなどを検討して数量の精査をしていくとよいでしょう。

購入品とレンタル品に分類する

リストアップした備品が既に社内にあるのか、購入が必要なのか、レンタルで良いのかを確認します。購入した方がいいのか、レンタルでよいのか迷った場合は、金額や次回以降も使えるかどうかを基準に判断するとよいでしょう。購入した方がレンタルするよりも安い場合でも、その日しか使えないものだと、その後の保管や処分に困ってしまうことがあるので注意してください。

購入・レンタル手配をする

購入するものとレンタルするものを分類できたら、実際に手配をします。数量が多い場合は手配に時間がかかることもあるので、早めの準備が大切です。事前に現物を確認したいものは会社へ納品してもらい、そうでないものは前日や当日に会場に直接送ってもらうと楽になります。

持ち込むものをまとめる

会社から会場に持ち込むものをまとめます。折りたたみコンテナがあると段ボールよりも丈夫で繰り返し使用でき、使わないときは折りたためるので便利です。場所や時間などを考慮しながら荷物をまとめていきます。何が入っているか一目でわかるように箱の外側に概要を記載しておくと当日に必要なものをスムーズに取り出せます。備品のリストも出力して入れておくと、使う人がわかりやすいですし、使い終わった備品を戻す時の紛失対策にもなります。チェックリスト形式にしておくと、備品が全て戻せているか、確認がしやすいでしょう。


折りたたみコンテナ

また、台車があると、運搬がしやすく便利です。貸出をしてくれる会場もあるので、物量が多かったり、重い荷物があったりする場合は、会場に問い合わせておくと安心です。


台車

輸送を手配する

まとめた備品を会場に持ち込む手段を考えます。量が少なかったり、車で会場に行ったりする場合は手持ちでもよいですが、厳しい場合は配送業者に依頼します。また、会場によって送り方のルールが決まっている場合があります。受け取り可能な時間帯が限られていたり、荷物の保管場所が外だったりといった会場もあるので、事前に確認しましょう。

式典系イベントの準備物リスト

ここからは実際にイベントで最低限必要になる準備物のリストをご紹介します。このリストをもとに、イベントにあった備品リストをつくってみてください。

社員総会


社員総会の備品リスト

入社式/内定式/表彰式(社員総会の備品に追加するもの)


入社式・内定式の備品リスト

会場で借りられる備品

※会場によっては借りられないものもあるため、必ず使用する会場に使用可否を確認しましょう。


会場備品リスト

まとめ

イベントで必ず必要になる備品の準備について、準備の流れと具体的な例をご紹介しました。備品リストは一度作ってしまえば次回以降も活用できるので、ぜひ作成してみることをおすすめします。必要なもののイメージがわかなかったり、手配先を調べる時間がなかったりする場合は、イベント会社に依頼するのもよいでしょう。表彰盆など普段見かけない備品も手配してもらえて準備の時間を大幅に短縮できるはずです。エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです!お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます!

DATE

2024年05月15日

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