【人事担当者向け】合同企業説明会の極意と個別会社説明会開催時のポイント

学生の就職活動の早期化、売り手市場の継続による採用スピードの加速化など、採用を取り巻く環境は新卒、中途問わずに目まぐるしく変化しています。そんな中でも会社説明会は、開催方式の変化等はあるものの、就職活動をしている人であれば1度は経験するフェーズです。企業としても、自社への理解度を高めてもらい、よりマッチ度の高い応募者を募るのに有効なイベントです。このコラムでは、会社説明会の開催方式をそれぞれ解説した後、合同企業説明会でブースに参加者を集めるためのポイントと、個別会社説明会を開催する場合のポイントをお伝えします。合同企業説明会を中心に、10年以上就活イベントを手掛けてきたエス・ブイ・シーグループならではの知識が詰まっていますので、自社にあった開催方式を選び、効果的に求職者へアピールしましょう。

会社説明会の開催方式

合同企業説明会

複数の企業がホールなど1箇所の会場に集まって企業説明会を行う開催方式です。参加企業は10社程度の小規模のものから、首都圏で開催される大規模なものだと300社を超える企業が集まる説明会のこともあります。会場はパネルで仕切られたブースが並び、参加者は各ブースをまわって説明を聞きます。最近では大学主催の合同企業説明会も開催されており、特に地方企業は地元の大学の学生にアピールする絶好の機会です。

合同企業説明会のメリット

一度に多くの求職者と出会うことができる

小規模だと数十人から100名程度、大規模だと１万人を超える人が来場者するイベントもあります。そのうちの何人に自社のブースに来てもらえるかは、事前の準備や当日の呼び込み次第ではありますが、1社で開催するよりも多くの求職者と出会うチャンスがあります。（「合同企業説明会で参加者を集める極意」）

自社を知らない人にも知ってもらえる機会になる

自社を知らない来場者も、当日会場で興味を持ってブースに立ち寄ってくれることが多いです。この偶然の出会いは合同企業説明会ならではと言えるでしょう。

準備の手間が最小限で抑えられる

自社で開催するとなると、会場の確保や椅子などの備品の準備、事前広報による集客、来場者の受付など、やるべきことが意外と多いです。合同企業説明会であれば、それらのほぼ全てを主催者側でやってくれます。

他の企業の情報を得ることができる

各企業の人事担当者が集まる場でもあります。空き時間に他の企業のブースも覗いてみると、どういった企業やブースに人が集まりやすいのか、他の企業はどのようなポイントを求職者に訴求しているのかなどを知ることができます。

合同企業説明会のデメリット

出展費用がかかる

ブースのサイズや開催地域にもよりますが、30万円～100万円程の出展料がかかります。Webサイトへの求人広告とセットになったプランがあるイベントもあります。個別会社説明会として自社の会議室等で開催する場合に比べて、費用はかかります。

有名企業が集まるイベントだと埋もれてしまい、十分にアピールできない可能性がある

有名企業が出展するイベントは、その企業目当てに来場者数が増えて会場が活気づく一方、一部の企業に人が集中してしまう恐れもあります。自社に興味を持ってもらえるようにブースの装飾や呼び込みを工夫することが必要です。

個別会社説明会

1社で開催する説明会で、自社の会議室や外部の会議室等をレンタルして会場とすることが多いです。参加者はその会社だけを目当てに来るので、会社の良さをしっかりと伝えることができれば、その後の選考にも繋がりやすいと言えるでしょう。スペースに限りがある合同企業説明会と比べて、1度にたくさんの人に説明会ができますし、現役社員を複数人連れてきて話をしてもらうことも可能です。また、オフィス見学の時間を設けるなどの工夫をすれば、自社で働く自分の姿をイメージしてもらえるでしょう。

個別会社説明会のメリット

時間をかけて自社の説明ができる

合同企業説明会だと参加者が多く、常に出入があるので、ゆっくりと話をすることが難しい時間帯もあります。個別会社説明会であれば、時間をかけて丁寧に説明ができますし、一人ひとりの質問にも答えることができます。

参加者の印象に残りやすく、志望度が高まりやすい

1日に同じ場所で複数社の説明を聞く合同企業説明会では、特に印象に残った会社しか記憶に残っていないという人も多いでしょう。個別会社説明会であれば、落ち着いて説明を聞くことができ、情報の整理もしやすいため、印象に残りやすくなります。

個別会社説明会のデメリット

準備と当日の運営に手間がかかる

場所の確保から開催の告知と事前の受付、会場での備品の準備、参加者の受付や誘導、説明会後のアフターフォローなど、計画立てて行っていく必要があります。会社説明会の準備や運営を外注することも選択肢の1つです。外注することで、会社の説明や参加者とのコミュニケーションに注力ができるようになり、会社の魅力を伝えることに集中ができます。

参加者を集めるのが大変

個別会社説明会を実施する場合、説明会実施に向けた準備を全て自社で行う必要があります。求人広告や自社の採用サイト・SNS等で事前に広報し、可能であれば事前申し込み制にすると、当日スムーズに開始できるでしょう。また、対象者に合わせて参加しやすい曜日や時間帯に開催したり、オンライン配信も行ったりといった工夫も重要になります。

オンライン説明会

感染症対策として取り入れ始めた企業も多いです。今では感染症対策の観点だけでなく、会場が不要で準備の負担を減らせることや、気軽に参加できるため参加者が集まりやすいことなどを理由に実施する企業も多いです。リアルタイムで配信する形式や、対面形式での説明会と同時に開催するハイブリット形式、予め録画しておいた動画を配信するオンデマンド形式があります。説明部分は動画として用意したものを流し、その動画を見た上での質問にリアルタイムで答える形式でもよいでしょう。

オンライン説明会のメリット

会場が不要で準備の負担を減らせる

配信する場所さえあれば実施できるので、広い会議室等は不要です。会場の設営や備品の準備といった手間もなくなるので、準備の時間を大幅に削減できます。

気軽に参加できる

場所を問わず参加できるため、遠方の人や移動時間を確保できない人も参加ができます。実際に出向くよりも心理的なハードルが低くなるため、より多くの人に参加してもらうことが期待できるでしょう。

オンライン説明会のデメリット

参加者の反応がわかりづらい

説明が伝わっているのか、参加者はどのようなポイントに興味を持っているのか、反応がわかりづらいことがデメリットです。どのくらい応募がくるのか、どんな人が自社に興味を持ってくれているのかなど、その後に活かせる情報が希薄になりがちです。参加者のカメラをONにしてもらって表情を見たり、説明会終了後にアンケートを依頼したりするなどして、情報を集めるようにしましょう。

コミュニケーションに工夫が必要

対面で顔を合わせて話ができるわけではないため、互いの雰囲気までは伝わりにくくなってしまいます。また、一方的に説明をする状態にもなりやすく、参加者が飽きてしまう恐れもあります。会社の雰囲気を伝えるためには先輩社員など複数の社員に参加してもらったり、普段のオフィスの様子がわかる写真や動画を見せたりなど、イメージがわきやすくなる工夫をしましょう。

合同企業説明会で参加者を集める極意

エス・ブイ・シーグループでは合同企業説明会の制作、運営を10年以上行っています。毎年合同企業説明会に立ちあっている担当者だからこそ知っている、参加者が集まるブースの特徴をお伝えします。各イベントでルールが定められているため、そのルールの範疇でできそうなものがあればぜひ試してみてください。

参加者に積極的に声をかける

運営スタッフがどのブースに行こうか迷っている参加者に対して声がけをすることもありますが、人が集まるブースでは、出展企業の担当者からも積極的に声がけをしていました。強引に誘い込むのはNGですが、ブースの前で足を留めて話を聞こうか迷っている人がいたら、「○○をやっている会社です」「どういう業界を見ているのですか」などと声をかけてみましょう。

ブースに装飾をする

ほとんどのイベントでは、朝一にブースに行くと社名が書かれたボードがパネルに貼られている状態です。より参加者に目に留めてもらうには、一目で会社の特徴や魅力がわかるような表示をつけることがおすすめです。例えば、「理系募集中！」「年間休日○日」「転勤なし」など、求職者が気になる情報を紙に出力して貼るだけでも目立ちます。会場はどうしても同じようなブースがたくさん並んでいるように見えてしまいがちなので、会社のロゴマークやテーマカラーなども活用しつつ、参加者の目に留まりやすいブース作りを目指しましょう。

説明を行う時間を明確にする

参加者は来場するタイミングも帰るタイミングも人によってバラバラです。せっかく説明を聞きたい会社があっても、話の途中に来てしまい、次の説明が始まるまで待たなければならないというケースはよくあります。待っている間に他の企業の説明を聞きに行き、次のタイミングも逃してしまうということも起こり得ます。その時に、1回の説明が何分程度なのか、次の説明は何時から始まるのかが決まっていれば、参加者にアナウンスができ、諦めて帰ってしまうといった機会損失を防ぐことができます。

参加者とできるだけ年代の近い若手の社員に参加してもらう

新卒採用であれば、同じく新卒で入社してまだ数年目の若手社員、中途採用であれば同じ年代や中途入社1・2年目の社員など、できるだけ年代や条件の近い社員に参加してもらうようにします。特に新卒採用の学生は、年代の近い社員の方が話やすく、質問などもしやすい傾向にあります。人事担当者だけでなく、可能であれば、募集部署の若手社員にも参加してもらい、入社後のイメージを膨らませてもらうようにしましょう。

自社で個別会社説明会を開催する際のポイント

オンライン配信を組み合わせる

就職活動のオンライン化が進む昨今、会社説明会はオンラインで済ませたいと考える人も多いです。対面形式での説明会場を同時にオンライン配信すれば、個人の希望に合わせた参加方法を選択できます。オンラインで生配信する場合は、オンライン参加者の質問にも答えるようにし、一方通行の配信にならないように注意しましょう。また、音量や画角の調整など、事前にリハーサルを行い、不備なく視聴できるように準備することが必須です。

複数日程で開催する

前項で述べた、オンライン配信を実施することとも重なりますが、より多くの参加者を募るためには、曜日や時間帯を変えて複数回実施することが望ましいです。予めプログラムと準備の流れを決めておき、広報や参加申込の受付も同時に行ってしまえば、複数回実施してもそこまで負担にはならないはずです。

参加したくなる仕掛けをつくる

合同企業説明会でも、ブースを訪問した数に応じてギフトカードをプレゼントすることがよくあります。ギフトカードは難しくとも、書類選考を免除して面接を確約する、人事担当者以外の若手社員と1対１で話ができる、オフィス内を見学できるなど、参加した人だけのメリットを打ち出しましょう。

まとめ

企業と働く人と企業の出逢いを創る合同企業説明会。 様々な開催形式がありますので、自社にあった形式で実施してみてください。個別会社説明会を実施する場合は、イベントのプロに外注してしまうのも一つの手です。エス・ブイ・シーグループでは会場の選定からコンテンツの企画、参加者の当日のサポートまで、効果的な方法をご提案します。リアルイベントはもちろん、オンライン合同企業説明会や、リアルとオンラインのハイブリッド合同企業説明会も開催実績がございますので、お気軽にご相談ください。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！