入社式の開催方法　イベントのプロが企画する入社式とは

新入社員を迎え入れる入社式。次年度の採用活動と同時進行で準備を進め、毎年同じような形式や内容になってしまうといった悩みをもつ人事担当者の方も多いのではないでしょうか。今までの開催方法が本当に会社にあっているのか、一度検討し直してみるのもよいかもしれません。この記事では、入社式の開催方法ごとのメリットデメリットを解説したのちに、イベント会社ならではの視点から入社式のポイントをお伝えします。

入社式の開催方法

オフライン

1つの会場に参加者全員を集めて行う形式のことです。最もスタンダードな方法で、感染症流行前までは、オフライン開催をしていた会社がほとんどなのではないでしょうか。

〈メリット〉
・参加者同士顔を合わせてコミュニケーションがとれる
オフライン開催の最大のメリットは、直接顔を合わせてコミュニケーションがとれることです。初対面の同期や先輩ともコミュニケーションがとりやすいため、社会人生活のいいスタートがきれるでしょう。

・会場の雰囲気など、言葉では伝わりにくいことも共有できる
オンライン配信の画面を見るだけではなかなか伝わらない、緊張感や期待感に溢れる会場の雰囲気を参加者全員で共有できます。入社した実感がわきやすく、気持ちも引き締まるのではないでしょうか。

・歓迎の気持ちが伝わりやすい
自分たちのために準備、運営してくれている先輩社員の姿を見るだけでも、十分に歓迎の気持ちが伝わるはずです。実際に筆者も弊社の入社式で、朝早くから準備してくれたとわかる、様々な配慮がなされた会場で、先輩方がテキパキと動く姿を見て感動したことを覚えています。

〈デメリット〉
・会場の確保が必要になる
4月の第一営業日に入社式を実施する会社が多いため、会場の確保が難しい場合があります。参加人数に見合った広さで会社からのアクセスもよい会場の確保となると苦戦する可能性があります。会場は約1年前から予約を受け付けている場合が多いので、早めに会場選定に動きましょう。

・費用がかかる
会場費に加え、遠方の拠点からも社員を集める場合は往復の交通費や宿泊費もかかりますし、入社式のコンテンツなどでも費用が発生します。しっかりと式の構成を考え、費用感を算出し、予算を確保しましょう。予算の都合により、参加できる社員の数も制限する必要が出てくる事もありますので、事前にどういった式にするかを考える必要があります。

・受付や誘導といった人員が必要になる
参加者の受付や席までの誘導、式の運営などに相応の人員が必要になります。式開始前から終了後まで、運営に必要な人数を算出して、式の運営に携わる人のスケジュールの調整をしておきましょう。

オンライン

参加者がそれぞれの場所からオンラインで参加する形式のことです。感染症対策の観点から取り入れた企業が多いです。流行が落ち着いた後も、以下のような様々なメリットから取り入れている企業もあります。

〈メリット〉
・会場が不要で準備物も少ない
会社の会議室など、限られたスペースでも十分実施が可能なため、早めに会場を抑えたり、会場で使う備品を準備したりといった少なくなります。

・人数を気にせずに参加者を集められる
使用する配信ツールによって同時視聴人数に制限はありますが、参加者が多くなっても比較的少ない負担で運営ができることがメリットです。オフライン会場に呼ぶことが難しかった既存社員などにも、拠点からや移動の合間から参加してもらうことが可能です。

・全国・海外からでも参加できる
複数拠点がある場合でも、移動せずに合同で開催することができます。通信環境さえ整えれば、海外からでも参加が可能です。距離が離れていても、同じ時間を共有できることがオンライン開催のメリットです。

〈デメリット〉
・コミュニケーションがとりづらい
オンライン形式でそれぞれが離れた場所から参加することになると、隣りの席の人と話すなどの偶発的なコミュニケーションが生まれにくく、その後の関係構築にも時間を要してしまう恐れがあります。オンライン形式で開催する場合は、研修や懇親会などの場で自由に交流できる時間を設けるなどの配慮が求められます。

・入社の実感が薄れる
家で一人で画面を見ているだけになってしまうと、入社の実感もわきづらいでしょう。実際に勤務する拠点での参加にする、入社証や記念品を郵送するなど、形として実感ができるような工夫をすることをおすすめします。

・配信環境の設定や準備が必要
安定した通信回線やマイクなどの配信環境を予め準備する必要があります。配信の質を上げるために、カメラの手配などを行う場合もあります。また、視聴者側の通信環境も確認しておきましょう。最近はオンライン授業やオンライン面接など、オンライン形式での参加に慣れている人も多いですが、当日になかなか繋がらないなどのトラブルに備えて、問い合わせ先を事前に広報しておくようにしましょう。

オフラインとオンラインのハイブリッド

オフライン開催の様子をオンラインでも配信する方法です。各拠点に集まり、拠点同士を繋ぐ方法もあります。オフライン開催の良さを残しつつ、状況に合わせて参加方法を選択することが可能です。

〈メリット〉
・複数拠点での同時開催が可能になる
各拠点に参加者を集め、拠点同士をオンラインで繋いで開催する方法もおすすめです。オフライン開催の良さを残しつつ、移動のコストや時間を削減することができます。配信方法を工夫すれば、離れた会場にいても、一体感が生まれるような演出が可能です。

・状況に合わせた参加方法が選べる
例えば、新入社員はオフラインで参加、先輩社員はオンラインで参加など、状況に合わせた参加方法を選択できます。先輩社員にももっと参加してほしいけれど、会場の広さを考慮して参加者を絞りたいという場合は、オンライン参加も選択肢に入れてみましょう。

〈デメリット〉
・オフラインとオンラインの両方の参加者を意識する必要がある
オフラインでの式を進行しながら、配信も行わなければいけないので、その分人員も必要になります。それぞれ担当者を決めて、連携を取り合って運営するようにしましょう。

・オンライン参加者を置いていかない配慮が必要
ハイブリッド形式ではオンライン参加者が、オフライン開催の様子を見ているだけになってしまいがちです。オンライン参加者にも声がけをしたり、コメントを入力してもらったりと、参加者全員で式を創り上げる雰囲気を醸成しましょう。

イベントのプロが企画する入社式

演出を取り入れる

入社式がマンネリ化、形骸化してしまっているという場合にもおすすめしたいのが演出を取り入れることです。照明、映像、音響をプロにお願いするといっきに雰囲気が変わります。そこまでの手配が難しい場合は、オープニングムービーやエンディングムービーを制作するのもおすすめです。先輩社員からの歓迎のメッセージでもいいですし、入社後の姿をイメージしてもらえるように、先輩社員にインタビューする動画でもよいでしょう。

会場には「サイン」を掲示する

イベントや展示会での「サイン」とは参加者に場所などをわかりやすく伝えるための紙や看板のことです。「会場はこちら」「受付」「こちらでお待ちください」など、参加者が迷いそうな場所、目につきやすい場所に掲示します。サインを上手く活用できると参加者が迷ったり滞留してしまったりすることを防げるため、運営側の負担も減らせます。

ハイブリッド形式ではコメントやリアクション機能を活用する

オフラインとオンラインのハイブリッド形式で開催する場合は、いかに一体感を生み出すかがポイントになります。オンライン参加者との距離を少しでも縮めるために、配信ツールのコメントやリアクションの機能を活用しましょう。使い方やタイミングがわからないという理由で、機能を活用できていない参加者は多いはずです。予め機能の使い方をレクチャーし、試しに使ってもらう時間を設けるのもひとつの手です。また、配信ツールによっては管理者側でコメントやリアクション機能のオンオフを切り替えられるものもあります。機能をつかってほしいタイミングはオンに、静かに話を聞いてほしいタイミングはオフにするといった設定を行えば、参加者にも機能を使うタイミングがわかりやすくなります。オフラインの会場にはオンラインでの反応が見えるようにモニターを設置し、コメントを読み上げるなど、会場からの働きかけも効果的です。

登壇者も含めたリハーサルを行う

新入社員が登壇して入社証をもらったり、話をしたりする場合は、新入社員も含めてリハーサルをします。演出や動画を準備している場合は、新入社員が参加しないリハーサルで確認するようにし、事前に内容を知られすぎないようにすることもポイントです。

まとめ

入社式はオフライン・オンライン・ハイブリッドの大きく分けて3種類の開催方法があります。それぞれにメリットがあるので、自社にあった開催方法を選択しましょう。より良い式にするためには、形式を問わず、参加者全員で式を創り上げるという意識が重要です。演出や配信ツールの機能も適宜活用し、メリハリがあって印象に残る式を目指しましょう。毎回自社内で準備、運営している場合は、イベント会社に頼んでみるのもおすすめです。毎年行っている入社式に変化を付け加える提案をしてもらえたり、業務負担が軽減して、受け入れ準備など他の業務に注力できたりと、頼んでよかったと思えるはずです。 エス・ブイ・シーグループはイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。社員総会や表彰式といった社内イベント、記念式典、合同企業説明会、eスポーツイベントなど、オンライン・オフラインを問わずどんなイベントでもお任せください。入社式の企画・運営の実績もございます。開催方法や内容が決まっていなくても、丸投げOKです！お客様の目的に合わせたイベントをご提案しますので、お気軽にご相談ください。エス・ブイ・シーグループはイベントを通じて感動を創造していきます！