リハーサルって何をするの？イベント事前準備の重要性

社内イベントなどを実施する際、十分にリハーサルの時間を設けていますか？ リハーサルは、イベントがスムーズに進行し、参加者にとって満足のいく体験を提供するために非常に重要です。しかし、実際にどんなことをリハーサルで確認したらよいかわからない、本当に必要なの？と思われるかもしれません。そこで、リハーサルをしないことのリスクと確認すべき内容について説明します。

リハーサルとは？

まずリハーサルとは、実際のイベントが行われる前に出演者やスタッフが集まり、シミュレーションを行うことです。目的は、イベント進行の技術的な部分(音響、照明、映像、舞台セットなど)の確認、参加者の動きやタイミングの調整、問題の早期発見と解決です。

リハーサルをしないとどうなるか

リハーサルを行わない、または行っても時間や確認事項が不十分であるといくつかの問題が発生するリスクがあります。起こりうる具体的な内容について紹介します。(音響、照明、映像、舞台セットなど)の確認、参加者の動きやタイミングの調整、問題の早期発見と解決です。

タイミングのずれ

出演者やスタッフが進行や動線を把握していないと、イベント中にタイミングがずれてしまいスムーズに進行しないことがあります。これにより、参加者が待たされる、集中力が途切れる、演出効果の減少、予期しない中断が発生するなどのトラブルが起こります。

技術的なトラブル

音響、照明、映像などの設備やデータに不具合があった場合、リハーサルを行っていないと、本番で急に問題が発生する可能性が高くなります。本番中に音量バランスが悪かったり、そもそも映像が流れなかったりすると参加者はストレスがストレスを感じるどころか、最悪の場合はイベントが成立しないこともあり得ます。

予期しない状況に対応できない

イベント中に予期しない問題が発生した場合、リハーサルをしていればどのように対応すべきかの計画を立てておくことができます。リハーサルなしでは冷静に対処するのが難しく、混乱を招く可能性があります。リハーサルを行っていないと、スタッフや参加者に流れが共有できておらず、本番中付きっきりで都度指示を出すなどの必要がありますが、それぞれが自分の役割を理解していれば、問題対処のために自由に動く余裕ができます。

全体のクオリティ低下

以上のような要因から、イベント全体としての流れやクオリティが低下する恐れがあります。リハーサルを行うことで、全員が一致した理解のもとで一体感を持って本番に臨むことができます。

リハーサルで確認すべきこと

リハーサルを適切に行わないとリスクが生じることはわかっても、経験がないと一体何を確認すればよいのかわからないと思います。そこで、リハーサルで確認しておくべきことを紹介します。

スケジュール通りに進行できるか

進行表に沿って機材や人員などが本番と同じ状態で通してみましょう。人手は足りているのか、時間に無理はないかを確認しましょう。

役割分担

誰がどこで何の役割をするのか明確にしておきましょう。役割分担は事前に行い、実際にそれで問題がないかをリハーサルで確かめるようにしましょう。

司会、登壇者の動線

登壇のタイミング、マイクの受け渡し、移動経路などを確認します。事前に動きを確認しておけば登壇者も安心して本番に臨むことができます。

マイクチェック

使用するマイクの種類(ワイヤレスマイク・有線マイク、ピンマイクなど)と配置が適切か確認します。各マイクの音量の調整も済ませておきましょう。マイクとスピーカーが近すぎるとフィードバック音が発生してしまうので、リハーサルで確認し、必要に応じて調整しましょう。

スライド、映像資料のチェック

プロジェクターやスクリーンに正しく映し出されるか、投影するデータに間違いはないか確認しましょう。本番直前で資料の差し替えなどが発生することも考えられるので、最新のデータであるか注意が必要です。このときに画面切り替えタイミングやBGM、効果音のタイミングも合わせておきましょう。

PCやプロジェクターの接続

接続トラブルがないか確認しましょう。アダプターなどの予備も用意しておくと安心です。ネットワークも問題なく繋がるか、本番前に必ず確認しましょう。

照明

証明が極端に眩しかったり暗すぎたりしないかどうかや、照明を操作するタイミングなどを確認しておきましょう。司会の進行や登壇者の動きのタイミングと合わせることが重要になります。

座席配置、ステージの見え方

実際の演出を行ってみて、参加者からの見え方が想定通りか確認しましょう。席によっては見えづらい場所もある可能性があるため、そういった場所がないかどうかも確認し、必要に応じて立ち位置やスクリーンの確度などを調整しましょう。

参加者動線

参加者の入退場はスムーズに行うことができるか確認しましょう。受付で何か配布したり記入したりする場合は混雑が予想されるので、十分なスペースがあるか確認しておきましょう。

看板や案内表示

会場内の動線案内表示が必要であれば用意しましょう。受付の場所や、会場入り口、飲食可能エリア、お手洗い、喫煙所などの案内があるとわかりやすいです。もともと会場に案内表示があるものもあるので、必要なものをあらかじめ用意しておき、実際に掲示してみて問題ないか確認しましょう。

休憩時間や飲食スペースについて

休憩時間にケータリングを用意する場合はその提供場所を、用意しない場合であっても、自分たちの利用可能なスペースはどこなのかなどは最低限確認しておき、参加者にもきちんと共有するようにしましょう。また、会場によっては飲食ができるスペースが限られていたり、持ち込めるものが限られていたりする場合もあるので、必ず事前に会場に確認しましょう。

全体フィードバック

通しでリハーサルを行ったら、全体で振り返りを行いましょう。些細な点でも気になる部分があれば共有しておき、本番への不安をきっちり解消しておきましょう。最後にこのすり合わせができていないと、リハーサルの効果が半減してしまいます。

まとめ

ここまで、社内イベントにおけるリハーサルについて説明をしてきましたが、「ちょっと難しそうだな…」と感じた方もいるかと思います。
エス・ブイ・シーグループは社内イベントをはじめとするイベントの企画、制作から当日の運営までをワンストップで行います。事前の制作から本記事で紹介した当日リハーサル、本番までサポートをさせていただきますのでお気軽にご相談ください。
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